Projektzeiterfassung zeigt, wie viele Stunden tatsächlich in einem Auftrag stecken, und ist damit die Grundlage jeder ehrlichen Kalkulation. In kleinen Agenturen und Designbüros wird sie oft als lästige Pflicht gesehen oder mit der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung verwechselt. Beides greift zu kurz: Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, die Projektzeiterfassung ist ein Werkzeug. Wer beides sauber trennt und für die Projektzeiten eine einfache, feste Methode wählt, weiß nach wenigen Monaten, welche Aufträge sich rechnen und welche nicht.
Dieser Beitrag erklärt den Unterschied zwischen beiden Formen der Zeiterfassung, stellt drei Methoden vor, die in kleinen Teams funktionieren, ordnet die gängigen Werkzeugarten ein und benennt, was beim Datenschutz zu beachten ist. Wie aus den erfassten Stunden ein belastbarer Stundensatz wird, beschreibt der Beitrag über die Kalkulation von Agenturleistungen.
Er richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber kleiner Agenturen, Designbüros und Freelancer-Teams zwischen zwei und fünfzig Personen, die bisher ohne feste Zeiterfassung arbeiten oder mit ihrer bisherigen Lösung unzufrieden sind.
Was unterscheidet Projektzeiterfassung von der Arbeitszeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung hält fest, wann jemand arbeitet: Beginn, Ende und Dauer des Arbeitstages. Sie dient dem Arbeitsschutz und ist für Arbeitgeber in Deutschland Pflicht. Die Projektzeiterfassung hält fest, woran jemand arbeitet, also welcher Kunde, welches Projekt, welche Tätigkeit. Sie ist freiwillig und dient der Kalkulation und Abrechnung.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung geht auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs zurück. Nach der Pressemitteilung des EuGH zum Urteil C-55/18 vom 14. Mai 2019 müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus 2022 gefolgert, dass diese Pflicht in Deutschland schon nach geltendem Recht besteht. Laut dem Beschluss 1 ABR 22/21 des Bundesarbeitsgerichts sind Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.
Eine gesetzliche Neuregelung steht noch aus. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales führt auf seiner Seite zum Arbeitszeitgesetz weiterhin die geltende Fassung. Für die Praxis gilt deshalb die Rechtsprechung: Die Arbeitszeit ist zu erfassen, eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben.
Für kleine Agenturen liegt darin eine Chance: Wer ohnehin Arbeitszeiten erfassen muss, kann die Projektzeiten im selben Schritt mit aufnehmen. Ein Werkzeug, zwei Zwecke, und keine doppelte Arbeit.
Warum lohnt sich Projektzeiterfassung für kleine Agenturen?
Weil sie die einzige verlässliche Antwort auf die Frage liefert, ob ein Auftrag Geld verdient hat. Ohne erfasste Stunden bleibt jede Nachkalkulation ein Bauchgefühl, und Bauchgefühle unterschätzen systematisch die Zeit für Abstimmungen, Korrekturschleifen und Kundentelefonate.
Dass Zeiterfassung in Deutschland ohnehin verbreitet ist, zeigt die Arbeitszeitbefragung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin. Nach der Themenseite der BAuA zur Arbeitszeiterfassung geben rund 80 Prozent der Beschäftigten an, dass ihre Arbeitszeit betrieblich erfasst oder von ihnen selbst dokumentiert wird. In der Kreativbranche fehlt dagegen oft der zweite Schritt: die Zuordnung zu Projekten.
Drei Erkenntnisse liefert die Projektzeiterfassung schon nach wenigen Monaten. Sie zeigt, welche Kunden mehr Zeit kosten, als sie bezahlen. Sie zeigt, welche Leistungen in Angeboten regelmäßig zu knapp kalkuliert werden, typischerweise Abstimmungen und Korrekturen. Und sie zeigt, wie viele Stunden überhaupt abrechenbar sind, im Verhältnis zu Verwaltung, Akquise und Weiterbildung. Diese dritte Zahl ist die wichtigste Grundlage für jeden Stundensatz.
Welche Methoden eignen sich für kleine Teams?
Drei Methoden haben sich bewährt. Welche passt, hängt davon ab, wie oft zwischen Projekten gewechselt wird und wie genau die Abrechnung sein muss.
- Mitlaufende Erfassung: Beim Wechsel der Aufgabe wird eine Stoppuhr gestartet oder gestoppt. Am genauesten, aber nur zuverlässig, wenn der Wechsel bewusst passiert.
- Tägliche Nachtragung: Am Ende jedes Tages werden die Stunden aus Kalender und Notizen den Projekten zugeordnet. Ausreichend genau für die meisten Agenturen, wenn es wirklich täglich geschieht.
- Blockerfassung: Feste Zeitblöcke von einer halben oder ganzen Stunde werden Projekten zugeordnet. Gut für Teams mit wenigen, langen Aufgaben pro Tag.
Wichtiger als die Methode ist die Regel, wann erfasst wird. Wer Stunden am Freitag für die ganze Woche nachträgt, schätzt, statt zu erfassen. Dabei gehen vor allem die kurzen Unterbrechungen verloren, also genau die Telefonate und Rückfragen, die ein Projekt unrentabel machen.
Sinnvoll ist außerdem eine kleine, feste Liste von Tätigkeitsarten, etwa Konzeption, Gestaltung, Abstimmung, Korrektur und Projektleitung. Mehr als sechs bis acht Kategorien werden in der Praxis nicht konsequent gepflegt, und dann sind die Auswertungen wertlos.
Welche Werkzeuge passen zu kleinen Teams?
Drei Arten von Werkzeugen kommen infrage: Tabellen, eigenständige Zeiterfassungs-Apps und Agentur- oder Projektsoftware mit eingebauter Zeiterfassung. Für die meisten kleinen Teams ist die mittlere Variante der beste Kompromiss.
Eine Tabelle kostet nichts und reicht für eine einzelne Person. Ab zwei oder drei Personen wird sie unübersichtlich, weil Auswertungen von Hand entstehen und Tippfehler niemandem auffallen. Eigenständige Zeiterfassungs-Apps lösen dieses Problem: Sie bieten Stoppuhr, Projektliste und Auswertungen, meist auch als Smartphone-App. Agentur- oder Projektsoftware geht einen Schritt weiter und verbindet Zeiterfassung mit Angeboten, Aufgaben und Rechnungen. Das lohnt sich, wenn ohnehin eine solche Software eingeführt werden soll.
Bei der Auswahl zählen vier Kriterien mehr als die Funktionsliste. Das Erfassen muss in wenigen Sekunden möglich sein, sonst wird es aufgeschoben. Die Auswertung nach Projekt und Tätigkeit muss ohne Export funktionieren. Die Daten sollten in der EU verarbeitet werden, mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Und das Werkzeug sollte Arbeitszeit und Projektzeit gemeinsam erfassen können, damit beide Pflichten mit einem Eintrag erledigt sind.
Ein neues Werkzeug sollte zunächst vier Wochen mit dem ganzen Team getestet werden, bevor ein Jahresvertrag abgeschlossen wird. In dieser Zeit zeigt sich, ob die Erfassung tatsächlich täglich passiert und ob die Auswertungen die Fragen beantworten, für die das Werkzeug gekauft wurde. Fragen Sie das Team nach dem Test ausdrücklich, was beim Erfassen stört. Kleine Hürden wie ein umständlicher Login entscheiden darüber, ob ein Werkzeug im Alltag genutzt wird.
Was ist beim Datenschutz zu beachten?
Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten und dürfen nur für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden. Wer Arbeitszeiten auch für Projektauswertungen nutzen will, muss das den Beschäftigten vorher klar sagen.
Der Landesdatenschutzbeauftragte Rheinland-Pfalz weist darauf hin, dass erhobene Arbeitszeitdaten nach der Datenschutz-Grundverordnung der Zweckbindung unterliegen und grundsätzlich nur zur Überprüfung der Arbeitszeit und für Vergütungszwecke verwendet werden dürfen. Für die Projektzeiterfassung heißt das: Ihr Zweck, also Kalkulation und Abrechnung, gehört schriftlich festgehalten, und die Auswertungen sollten sich auf Projekte und Tätigkeiten beziehen, nicht auf die Leistung einzelner Personen.
In der Praxis helfen drei einfache Regeln. Die Beschäftigten wissen, welche Daten erfasst werden und wofür. Auswertungen nach Personen sieht nur, wer sie für Lohn oder Personalplanung braucht. Und die Daten werden gelöscht, wenn sie für Abrechnung und Aufbewahrungspflichten nicht mehr gebraucht werden.
Fazit: Projektzeiterfassung ist ein Werkzeug, keine Kontrolle
Projektzeiterfassung macht sichtbar, wo die Zeit einer Agentur tatsächlich bleibt. Sie ist von der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung zu unterscheiden, lässt sich aber gut mit ihr verbinden. Entscheidend sind eine feste Methode, die täglich angewendet wird, eine kurze Liste von Tätigkeiten und ein Werkzeug, das in Sekunden bedient ist.
Beginnen Sie mit einem Monat konsequenter täglicher Erfassung und werten Sie danach drei Fragen aus: Welche Projekte haben mehr Zeit gekostet als kalkuliert, welche Tätigkeiten wurden unterschätzt, und wie hoch ist der Anteil abrechenbarer Stunden? Mit diesen Zahlen lassen sich Angebote und Stundensätze auf eine belastbare Grundlage stellen. Wie das konkret geht, zeigt der Beitrag über Stundensatz und Projektpreis in Agenturen. Welche Wege es gibt, die eigene Agentur sichtbarer zu machen, beschreibt der Beitrag über Marketingstrategien für Kreativagenturen.
