Zeiterfassung in der Agentur: von der Stunde zur Rechnung

Zeiterfassung in der Agentur lohnt sich erst, wenn die erfassten Stunden vollständig und nachvollziehbar auf der Rechnung ankommen. Dazu braucht jeder Eintrag fünf Dinge: Datum, Projekt, Tätigkeit, Dauer und die Angabe, ob die Zeit abrechenbar ist. Am Monatsende werden die Einträge geprüft, gegen das Angebot gehalten und in eine Rechnung mit den Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes übertragen. Dieser Leitfaden zeigt den Weg Schritt für Schritt, von der einzelnen Buchung bis zur aufbewahrten Rechnung.

Zwei Grundlagen setzen wir voraus. Wie sich Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung unterscheiden und welche Methoden und Werkzeuge es gibt, steht in unserem Beitrag zur Projektzeiterfassung im Agenturalltag. Wie Sie einen tragfähigen Stundensatz kalkulieren und wann ein Projektpreis oder ein Retainer besser passt, erklärt der Beitrag zur Abrechnung von Agenturleistungen. Hier geht es um das Stück dazwischen: den Weg von der erfassten Stunde zum steuerlich sauberen Beleg.

Welche Zeiterfassung braucht eine Agentur?

Eine Agentur mit Angestellten braucht zwei Arten von Zeiterfassung, die oft im selben Werkzeug landen, aber verschiedene Zwecke haben. Die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: Das Bundesarbeitsgericht hat im Beschluss vom 13. September 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Eine bestimmte Form schreibt der § 3 des Arbeitsschutzgesetzes nicht vor; ob auf Papier, in einer Tabelle oder per Software erfasst wird, lässt der Wortlaut offen.

Die Projektzeiterfassung dagegen ist die Grundlage Ihrer Rechnung. Sie hält fest, für welchen Kunden und welche Aufgabe eine Stunde geleistet wurde. Die Arbeitszeiterfassung beantwortet die Frage, ob jemand die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes einhält, also in der Regel acht und höchstens zehn Stunden werktäglich nach § 3 ArbZG, wobei die Verlängerung auf zehn Stunden innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen ausgeglichen werden muss, und mindestens elf Stunden Ruhezeit nach § 5 ArbZG. Die Projektzeiterfassung beantwortet die Frage, was der Kunde bezahlt. Wer beides in einem System erfasst, spart doppelte Arbeit, sollte die beiden Auswertungen aber getrennt denken: Eine Stunde kann Arbeitszeit sein, ohne abrechenbar zu sein.

Was muss ein Zeiteintrag enthalten, damit er abrechenbar ist?

Ein abrechenbarer Zeiteintrag muss ohne Rückfrage verständlich sein, auch für jemanden, der das Projekt nicht kennt. Der Grund liegt im Rechnungsrecht: Die Rechnung muss Art und Umfang der Leistung und den Zeitpunkt der Leistung nennen. Beide Angaben stammen bei Arbeit nach Aufwand aus der Zeiterfassung. Ist der Eintrag ungenau, wird es die Rechnung auch. Bewährt haben sich diese Felder je Eintrag:

• Datum des Arbeitstags, nicht des Erfassungstags
• Kunde und Projekt, bei größeren Projekten zusätzlich die Phase oder das Arbeitspaket aus dem Angebot
• Tätigkeit in wenigen Worten, etwa „Entwurf Startseite, zweite Variante“ statt „Design“
• Dauer in Viertel- oder Zehntelstunden, einheitlich für das ganze Team
• Abrechenbar ja oder nein, damit interne Abstimmungen und Nacharbeit aus eigenem Verschulden gar nicht erst in die Rechnung rutschen

Das Feld „abrechenbar“ entscheidet in der Praxis über die Qualität der späteren Rechnung. Wer es erst beim Rechnungsschreiben setzt, muss Wochen später rekonstruieren, was eine Stunde war. Wer es direkt beim Erfassen setzt, trifft die Entscheidung mit frischem Wissen. Legen Sie außerdem fest, wer Einträge nachträglich ändern darf. Sonst weicht die Zeitliste am Ende von dem ab, was die Kollegen tatsächlich gebucht haben, und niemand kann den Unterschied erklären.

Wie wird aus der Zeitliste eine Rechnung?

Aus der Zeitliste wird eine Rechnung in einem festen Monatsablauf mit klaren Zuständigkeiten. Je seltener eine Agentur abrechnet, desto größer werden die Lücken: Vergessene Einträge lassen sich nach vier Wochen noch ergänzen, nach vier Monaten kaum noch. Der Ablauf sieht so aus:

1. Erfassung schließen: Bis zu einem festen Stichtag, etwa dem zweiten Werktag des Folgemonats, trägt jedes Teammitglied die offenen Stunden nach.
2. Prüfen: Die Projektleitung sieht die Einträge je Projekt durch, korrigiert Zuordnungsfehler und setzt bei Zweifelsfällen „nicht abrechenbar“.
3. Mit dem Angebot abgleichen: Die abrechenbaren Stunden je Arbeitspaket werden dem angebotenen Budget gegenübergestellt. Überschreitungen klären Sie mit dem Kunden, bevor sie auf der Rechnung stehen.
4. Rechnung erstellen: Stunden und Leistungsbeschreibung gehen in die Rechnung, die Rechnungsnummer vergibt die Buchhaltung.
5. Ablegen: Die Rechnung wird zusammen mit der geprüften Zeitliste des Monats abgelegt, damit spätere Rückfragen schnell beantwortet sind.

Der dritte Schritt ist die Stelle, an der Vertrieb und Buchhaltung aufeinandertreffen. Das Angebot entsteht meist im Vertrieb, oft in einem CRM, die Rechnung dagegen in der Buchhaltung. Ein Fachbeitrag beschreibt diesen Übergang als den Moment, in dem ein noch veränderliches Vertriebsdokument zum festen steuerlichen Beleg wird, und zeigt, wie das in der Praxis aussieht. Für die Zeiterfassung folgt daraus: Prüfen Sie die Stunden gegen das Angebot, solange sich noch etwas ändern lässt. Ist die Rechnung einmal ausgestellt, ist sie ein fester Beleg, und jede Änderung wird deutlich aufwendiger.

Welche Rechnungsangaben liefert die Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung liefert zwei der Pflichtangaben einer Rechnung direkt: den Umfang der Leistung und den Leistungszeitraum. Das Umsatzsteuergesetz in § 14 Abs. 4 verlangt unter anderem Umfang und Art der sonstigen Leistung sowie den Zeitpunkt der Leistung. Bei Arbeit nach Aufwand ist die Stundenzahl der Umfang, die Tätigkeitsbeschreibung die Art und der Abrechnungsmonat der Leistungszeitraum. Die übrigen Angaben kommen aus den Stammdaten und der Buchhaltung.

Die Tabelle zeigt auch, wo die Fehler entstehen. Name, Anschrift und Steuernummer sind einmal hinterlegt und dann stabil. Umfang, Art und Zeitraum ändern sich mit jeder Rechnung und hängen daran, wie sorgfältig das Team erfasst hat. Eine Rechnung über „Agenturleistungen Oktober, pauschal“ ist deshalb nicht nur für den Kunden schwer nachzuvollziehen. Sie gibt auch Art und Umfang der Leistung, die das Gesetz verlangt, kaum wieder. Fassen Sie die Stunden nach Arbeitspaketen zusammen, mit einer kurzen, für den Kunden verständlichen Beschreibung je Position.

Wie sieht das an einem Beispielprojekt aus?

Ein Beispiel macht den Weg greifbar. Eine Agentur betreut im Oktober den Relaunch einer Website. Drei Personen erfassen ihre Zeit auf das Projekt, aufgeteilt in die Arbeitspakete aus dem Angebot. Am Stichtag zeigt die Zeitliste 56 erfasste Stunden. Davon sind 4 Stunden interne Abstimmung im Team, die die Projektleitung beim Prüfen als nicht abrechenbar markiert.

Die verbleibenden 52 Stunden verteilen sich auf drei Positionen: 14,5 Stunden Konzept und Seitenstruktur, 31 Stunden Gestaltung der Seitenvorlagen und 6,5 Stunden Abstimmung mit dem Kunden. Diese drei Positionen stehen auf der Rechnung, jeweils mit Stundenzahl, kurzer Beschreibung und dem Leistungszeitraum Oktober 2026. Den Betrag je Position ergibt die Stundenzahl mal Ihrem vereinbarten Stundensatz, dessen Herleitung im Beitrag zur Kalkulation von Agenturpreisen steht.

Der Abgleich mit dem Angebot zeigt in diesem Beispiel, ob die 31 Gestaltungsstunden im angebotenen Rahmen liegen. Liegen sie darüber, ist jetzt der Zeitpunkt für das Gespräch mit dem Kunden, nicht erst nach Projektende. Die 4 internen Stunden verschwinden übrigens nicht: Sie bleiben in der Auswertung und zeigen, wie viel Abstimmungsaufwand ein Projekt dieser Art intern kostet. Diese Zahl hilft beim nächsten Angebot. Dasselbe Prinzip gilt für die eigene Akquise: Wer auch diese Stunden als nicht abrechenbar erfasst, sieht, ob der Zeitplan der eigenen Marketingplanung für die Agentur neben dem Kundengeschäft realistisch ist.

Was ändert die E-Rechnung für Agenturen?

Die E-Rechnung ändert das Format der Rechnung, nicht die Angaben, die aus der Zeiterfassung kommen. Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF per E-Mail zählt dagegen, wie eine Papierrechnung, zu den „sonstigen Rechnungen“. Stunden, Tätigkeiten und Leistungszeitraum müssen also weiterhin sauber vorliegen, nur landen sie in einer maschinenlesbaren Datei statt in einem gestalteten Dokument.

Wann eine Agentur umstellen muss, regelt die Übergangsvorschrift in § 27 Abs. 38 UStG. Sie nennt nur die Ausnahmen: Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen bis Ende 2026 allgemein noch sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Vorjahr von höchstens 800.000 Euro dürfen das für Umsätze des Jahres 2027 noch bis Ende 2027, auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie PDF. Daraus lässt sich ableiten, dass größere Agenturen ab 2027 und die übrigen ab 2028 E-Rechnungen an Geschäftskunden im Inland ausstellen müssen; Rechnungen an Privatkunden oder ins Ausland betrifft die Pflicht nicht. Weil das Gesetz den Stichtag nicht ausdrücklich nennt, sollten Sie den eigenen Termin mit Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Wie lange müssen Zeitnachweise und Rechnungen aufbewahrt werden?

Für Zeitnachweise und Rechnungen gelten unterschiedliche Fristen, weil sie unterschiedlichen Gesetzen folgen. Arbeitszeit, die über die werktäglichen acht Stunden hinausgeht, muss nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet werden, und diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Rechnungen dagegen bewahren Sie nach § 14b UStG acht Jahre auf, das gilt für die Doppel der eigenen Ausgangsrechnungen und für erhaltene Rechnungen.

Die achtjährige Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom November 2026 bewahren Sie also bis Ende 2034 auf. Für die reinen Projektzeitlisten nennt keine der beiden Vorschriften eine eigene Frist. Wer die geprüfte Zeitliste aber zusammen mit der Rechnung ablegt, wie im fünften Schritt oben beschrieben, hat sie automatisch so lange greifbar wie die Rechnung selbst. Das hilft, wenn ein Kunde Monate später eine Position hinterfragt. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob in Ihrem Fall weitere Unterlagen zur Rechnung gehören.

Welche Fehler kosten Agenturen bei der Abrechnung am meisten?

Die teuersten Fehler entstehen nicht beim Rechnungsschreiben, sondern Wochen vorher beim Erfassen. Typisch ist das nachträgliche Erfassen aus dem Gedächtnis am Monatsende. Kurze Kundentelefonate, schnelle Korrekturen und Abstimmungen per E-Mail fallen dabei als Erste heraus, obwohl sie oft abrechenbar wären. Wer täglich erfasst, verliert diese Kleinstbeträge nicht.

Ebenso teuer sind Sammelposten. Ein Projekt, auf dem alles unter „Allgemein“ läuft, lässt sich nicht gegen das Angebot prüfen, und Mehraufwand fällt erst auf, wenn er nicht mehr verhandelbar ist. Abhilfe schafft eine Projektstruktur, die die Arbeitspakete des Angebots spiegelt. Das setzt voraus, dass der Leistungsumfang schon vor dem Start schriftlich feststeht, bei Konzeptprojekten etwa in einem ausgearbeiteten Marketingkonzept mit klar beschriebenen Maßnahmen.

Der dritte Fehler ist die Abrechnung erst bei Projektende. Bei Projekten über mehrere Monate wächst so nicht nur das Risiko vergessener Stunden, sondern auch der Betrag, den der Kunde auf einmal prüfen muss. Monatliche Teilrechnungen mit klarem Leistungszeitraum sind für beide Seiten leichter nachzuvollziehen, und Unstimmigkeiten fallen auf, solange sich alle Beteiligten noch an die Arbeit erinnern.

Womit fangen Sie am besten an?

Beginnen Sie mit dem Feld „abrechenbar“ und einem festen Stichtag für den Monatsabschluss. Beides lässt sich in jedem Werkzeug umsetzen, vom Tabellenblatt bis zur Software, und beides verbessert die nächste Rechnung sofort. Im zweiten Schritt richten Sie die Projekte nach den Arbeitspaketen Ihrer Angebote ein, damit der Abgleich vor der Rechnung nur noch ein Blick auf zwei Zahlen ist. Die E-Rechnung ändert an diesem Ablauf wenig, sie setzt aber voraus, dass die Daten aus der Zeiterfassung vollständig und sauber vorliegen. Wer heute ordentlich erfasst, hat bei der Umstellung den größten Teil der Arbeit schon erledigt.